Efektyvūs dalykiniame laiške naudojami pasisveikinimai - pavyzdžiai jums

Supratimas, kaip tinkamai naudoti pasisveikinimus, padės lengviau parašyti dalykiškus laiškus.

Šiame straipsnyje aptarsime kas yra verslo laiškų pasisveikinimai, kodėl juos svarbu naudoti ir kada jie tinkami, taip pat pateiksime patarimų ir pavyzdžių.

Kas yra elektroninių laiškų pasisveikinimai versle?

Verslo laiško pasisveikinimas yra oficialus pasisveikinimas, naudojamas profesiniuose dokumentuose, įskaitant verslo laiškus, kreipimąsi dėl darbo, ir oficialius elektroninius laiškus.

Verslo laiške pasisveikinimas, tai lyg laiško atidarymas, pradžia, skirta konkrečiam asmeniui ar žmonių grupei profesiniame ar verslo kontekste. Tai yra esminė formalaus bendravimo dalis ir nustato toną likusiai laiško daliai. Sveikinimai paprastai rašomi laiško pradžioje, po datos ir gavėjo adreso.

Pasisveikinimų pasirinkimas priklauso nuo formalumo lygio, jūsų santykių su gavėju ir nuo to, ar žinote jo vardą. Svarbu tinkamai pasisveikinti, kad būtų perteiktas profesionalumas ir pagarba.

Kodėl verslo laiško pasisveikinimas yra svarbus?

Verslo laiškų pasisveikinimai kreipiantis į gavėją yra svarbūs dėl trijų priežasčių:

• Tai rodo profesionalumą. Tinkamų frazių, skyrybos ženklų ir asmeninio ar profesinio kreipinio naudojimas verslo laiško sveikinimuose gali pademonstruoti jūsų profesionalumą rašant verslo laiškus.
  ‍
• Tai suasmenina dokumentą. Į savo verslo laiško pasisveikinimą įtraukus pilną gavėjo vardą ir pavardę, bus aišku, kad gavėjas skaito ne masinį laišką, o skirtą specialiai jam.
  ‍
• Tai prideda profesionalų toną. Oficialiai pasisveikindami su gavėju, nustatote profesionalų toną, kuris atitinka jūsų laišką.
  ‍

Draugiškas tonas yra tinkamas daugumoje elektroninių laiškų situacijų, nebent tai yra griežtas verslo laiškas, kuomet draugiškumą ir asmeniškumus derėtų palikti šone.

Kada turėtumėte naudoti oficialų pasisveikinimą elektroniniame laiške?

Verslo laiško pasisveikinimas naudojamas oficialaus laiško pradžioje profesiniame ar verslo kontekste. Verslo laiško pasisveikinimą turėtumėte naudoti šiais atvejais:

• Oficialus susirašinėjimas. Kai rašote oficialų laišką kam nors, užimančiam profesines pareigas, pavyzdžiui, kolegai, klientui, pardavėjui ar verslo partneriui, reikalingas tinkamas pasisveikinimas.
  ‍
• Kandidatavimas dėl darbo. Kreipdamiesi dėl darbo, turėtumėte naudoti verslo laiško formatą, kuriame yra ir pasisveikinimas. Kreipkitės į vadovą arba darbdavį pagarbiai pasveikindami, pavyzdžiui: „Gerb. vadove“ arba „Gerbiama [įmonės pavadinimas] komanda“.
  ‍
• Motyvaciniai laiškai. Motyvaciniuose laiškuose, pridedamuose prie gyvenimo aprašymų, įprasta įtraukti pasisveikinimą. Naudokite tokį, kuris būtų skirtas konkrečiam asmeniui, peržiūrinčiam jūsų kandidatūrą. Motyvacinis laiškas dažnai yra jūsų pirmoji galimybė padaryti įspūdį potencialiam darbdaviui ir parodyti savo verslo rašymo įgūdžius. Tinkamas pasisveikinimas motyvaciniame laiške gali padėti darbdaviui nuspręsti, ar jis turėtų apsvarstyti jūsų kandidatūrą.
  ‍
• Profesionalios užklausos. Jei rašote laišką, norėdami pateikti profesionalią užklausą, prašyti informacijos arba gauti paaiškinimų verslo klausimu, tokiame laiške turėtų būti įtrauktas ir tinkamas pasisveikinimas.
  ‍
• Oficiali komunikacija. Oficialiai verslo komunikacijai, pavyzdžiui, laiškams klientams, partneriams ar kitoms suinteresuotosioms šalims, tinka verslo laiško formatas su atitinkamu pasisveikinimu.
  ‍
• Skundai ar nepasitenkinimas. Jei reikia parašyti oficialų laišką, kuriame išreiškiamas skundas arba nepasitenkinimas, verslo laiško formatas, įskaitant pasisveikinimą, padeda išlaikyti profesionalų toną.
  ‍

Nepamirškite pasirinkti pasisveikinimo, kuris atitiktų jūsų santykių su gavėju formalumo lygį ir bendravimo pobūdį. Jei žinote asmens vardą, paprastai geriausia jį naudoti pasisveikinant, kad kreipimasis būtų labiau suasmenintas ir pagarbus. Jei ne, tuomet pasinaudokite bendriniu pasisveikinimu.

Patarimai, kaip rašyti oficialų laišką

Rašant oficialaus laiško pasisveikinimą, reikia atsižvelgti į įvairias taisykles ir aspektus. Vadovaukitės šiais patarimais ir įprastomis verslo laiškų pasisveikinimo praktikomis:

• Pradėkite nuo kreipinio „Gerb.". Nors tam tikrose situacijose prieš gavėjo vardą tikslinga naudoti žodį „Sveiki“ arba „Laba diena, verslo laiško pradžioje geriausia naudoti žodį „Gerb.“. Jei abejojate, naudokite „Mielas/miela".
  ‍
• Asmeninis santykis su numatomu gavėju. Kaip gerai pažįstate gavėją? Jei tai bendradarbis, galite kreiptis į jį sakydami „Miela/mielas“, po kurio nurodomas tik vardas. Tačiau jei nepažįstate gavėjo pakankamai gerai arba visai nepažįstate, naudokite „Gerb.“, po kurio nurodomas pilnas vardas.
  ‍
• Personalo atrankų įmonė/įmonės vadovas. Jei kreipiatės dėl darbo, o pareigybės aprašyme nenurodytas numatomas motyvacinio laiško gavėjas, galite skirti šiek tiek laiko ir pabandyti paieškoti kas atsakingas už konkrečios pozicijos atrankas ir taip suasmeninti kreipimąsi.
  ‍
• Gavėjas pagal pareigų pavadinimą. Jei kreipiatės dėl darbo ir negalite rasti vadovo ar skyriaus vadovo vardo, galite pradėti pasisveikinimą nuo „Gerb.“, po kurio nurodomas pareigybės pavadinimas, labiausiai susijęs su pozicija dėl kurios kreipiamasi.
  ‍

Ko reikėtų vengti rašant oficialų elektroninį laišką?

Pradedant oficialaus laiško pasisveikinimą, svarbu vengti tam tikrų elementų, kad išlaikytumėte profesionalų ir pagarbų toną. Štai keletas dalykų, kurių reikia vengti pasisveikinant:

• Neformali kalba. Venkite pernelyg atsainios ar neformalios kalbos, ypač jei nesate itin artimas gavėjo draugas ar bičiulis. Nors kai kurie verslo santykiai gali leisti ne tokį formalų toną, geriau pasisveikinti formaliau, nei pernelyg neformaliai.
  ‍
• Bendras pasisveikinimas. Stenkitės vengti pernelyg bendrų pasisveikinimų, pavyzdžiui: „Kam tai gali būti aktualu“. Jei galite rasti konkretų gavėjo vardą, taip ir padarykite. Pasveikinimo suasmeninimas prideda profesionalumo ir parodo, kad skyrėte laiko tiesiogiai kreiptis į asmenį.
  ‍
• Neteisingi pavadinimai arba vardai. Įsitikinkite, kad turite teisingą informaciją apie gavėjo vardą ir pareigas. Netinkamo vardo ar pavadinimo naudojimas gali būti laikomas nepagarba ir gali pakenkti jūsų profesiniams santykiams.
  ‍
• Prielaidos apie lytį. Venkite daryti prielaidas apie asmens lytį. Jei nesate tikri, naudokite neutralų sveikinimą, pvz., „Gerb. [vardas]“.
  ‍
• Pernelyg ilgi arba sudėtingi pasisveikinimai. Pasisveikinkite trumpai ir tiksliai. Nevartokite pernelyg ilgų ar sudėtingų frazių, kurios gali būti klaidinančios arba skamba nenuoširdžiai.
  ‍
• Netinkami pajuokavimai. Verslo laiškai turi išlaikyti profesionalų toną. Stenkitės nenaudoti humoro pasisveikindami, nebent esate visiškai tikri, kad jis bus gerai priimtas ir tinkamas kontekstui.
  ‍
• Slengo ar santrumpų naudojimas. Sveikindamiesi nenaudokite žargono, santrumpų, kurie profesionalioje aplinkoje nėra priimtini, pavyzdžiui: labukas, sveikutis, laba, laba dienele ir pan.
  ‍

​Vengiant šių klaidų, galite užtikrinti, kad jūsų verslo laiško pasisveikinimas bus tinkamas, pagarbus ir prisidės prie teigiamo ir profesionalaus bendravimo tono.

Didžiosios raidės elektroniniame laiške ir pasisveikinime

Nors laiškus ir pasisveikinimus įprasta pradėti didžiosiomis raidėmis, šiukštu nerašykite viso kreipinio/laiško vien tik didžiosiomis raidėmis. Toks pasisveikinimas gali būti laikomas nepagarbiu. Taip pat didžiosios raidės gali būti suprastos kaip šūktelėjimas arba pasisveikinimų etiketo neišmanymas.

Nors tai tik pasisveikinimas arba tik laiškas, juo gali būti pasakoma labai daug. Netinkamas pasisveikinimas gali būti suprastas ir kaip kompetencijos ar net bendravimo kultūros stoka. Versle ir profesinėje veikloje tai nepriimtina.

Didžiosiomis raidėmis pradėkite laišką, įvardydami gavėją. Pavyzdžiui: "Sveiki, [Vardas], arba "Gerb. [Vardas]". Toks pasisveikinimas parodo pagarbą ir nustato draugišką toną. Didžiosiomis raidėmis tik pradėkite laišką ir atskirus sakinius, tačiau pavienių žodžių didžiosiomis raidėmis nerašykite, išskyrus tuos atvejus kai tai yra tam ikrų žodžių trumpinys ar pavadinimas.

Svarbu atkreipti dėmesį į laiško temą ir struktūrą. Temą formuluojame mažosiomis raidėmis, bet laiško pradžioje vardas ir pavardė, jei žinomi, turi būti didžiąja raide.

Skirtingų pasisveikinimų pavyzdžiai

Skirtingo tipo elektroniniuose laiškuose, turėtų būti ir skirtingi pasisveikinimai. Pateiksime konkrečių pavyzdžių.

Šalti pasisveikinimai

Jei anksčiau nebuvote susisiekę su asmeniu, kuriam siunčiate el. laišką, tuomet nepaprastai svarbu teisingai pasisveikinti. Dažnai tai yra laiškai potencialiems klientams. Rašant tokio tipo laišką, dažnai pirmoji pastraipa gali nulemti ar gavėjui laiškas pasirodys vertas dėmesio. Vadinasi, svarbu padaryti teigiamą įspūdį ir jį išlaikyti iki pat galo.

Štai keletas oficialių pasisveikinimo el. paštu pavyzdžių, o taip pat pavyzdžiai ką įtraukti į pirmąją pastraipą:

• Gerb.,
• Kam tai gali būti aktualu,
• Sveiki, [vardas],
• Laba diena, [vardas],
• Leiskite man prisistatyti,
• Sveiki. Kaip laikotės?
  ‍

Elektroninio laiško struktūra potencialiam klientui turėtų būti aiški ir lengvai suprantama. Pradėkite pasveikinimu, tęskite su aiškia informacija ar prašymu ir baikite pasiūlymu dėl tolesnių veiksmų arba su nuoroda į prisegtą dokumentą.

Laiškas keliems gavėjams

Jei siunčiate el. laišką keliems žmonėms, čia yra keletas oficialaus pasisveikinimo pavyzdžių, kuriuos galite apsvarstyti:

• Sveiki visi,
• Sveiki komanda,
• Sveiki,
• Labas rytas,
• Laba diena,
• Labas vakaras,
  ‍

El. paštu kreipiantis į kelis gavėjus, labai svarbu pasirinkti pasisveikinimą, kuris būtų tinkamas grupei. Jei tai kolegos, galima pasisveikinti taip:

• Miela komanda,
• Sveiki visi,
• Gerbiami kolegos,
• Sveiki darbuotojai,
• Laba diena visiems,
  ‍

Jei grupę sudaro asmenys, kurių pareigos labai skiriasi, tinka neutralus pasveikinimas:

• Gerbiami komandos nariai
  ‍

Toks pasisveikinimas užtikrina, kad visi jaustųsi įtraukti ir pripažinti.

Kaip nesuklysti renkantis tinkamą pasisveikinimą?

Štai pagrindiniai veiksmai, kurių turėtumėte imtis, kai svarstote, kuris elektorinių laiškų pasisveikinimas labiausiai tinka jūsų siunčiamam laiškui:

Nustatykite, kam siunčiate el. laišką

Svarbiausias veiksnys, kurį turėtumėte naudoti nustatydami tinkamiausią elektroninio laiško pasisveikinimą el. paštu, yra tai, kam siunčiate elektroninį laišką. Jei rašote kam nors, su kuo niekada nebendravote, ar net tam, ko gerai nepažįstate, turėtumėte naudoti oficialų pasisveikinimą.

Jei rašote bendradarbiui ar net savo vadovui, tikslinga naudoti neoficialų arba mažiau oficialų pasisveikinimą.

Tačiau kitais atvejais, ypač kai kreipiamasi su verslo pasiūlymu ar dėl darbo, pasisveikinimas visada turi būti profesionalus.

Prieš rašant, pagalvokite, kokiame bendravimo lygmenyje esate

Turėtumėte apsvarstyti, kokiame lygmenyje šiuo metu esate bendraudami su gavėju. Pavyzdžiui, jei niekada anksčiau nekalbėjote su gavėju ir siunčiate šaltą elektroninį laišką, formalus pasisveikinimas yra svarbus.

Tačiau jei tik atsakote į siųstą laišką, tikslinga pereiti tiesiai prie temos, apie kurią diskutuojate, ir visiškai praleisti oficialų pasisveikinimą. Jūsų pasisveikinimas gali skirtis ir tuo atveju, kai tęsiate ankstesnį pokalbį, net ir tą, kuris įvyko asmeniškai.

Apsvarstykite kitus veiksnius

Kai kurie kiti veiksniai irgi gali turėti įtakos jūsų pasisveikinimui. Pavyzdžiui, jei siunčiate vieną laišką keliems žmonėms, jis turi būti skirtas visiems, kuriems yra siunčiamas.

Dar vienas pasiūlymas, apsvarstyti gavėjo lokaciją. Jei laiškas siunčiamas į kitą laiko zoną, pasvarstykite kokiu paros metu gavėjas turėtų atidaryti laišką ir pagal tai priderinkite pasisveikinimą, pavyzdžiui: labas rytas, laba diena.

Laiško struktūra

Daug lemia ne tik pasisveikinimas bet ir pati laiško struktūra. Profesionalių elektroninių laiškų rašymas yra labai svarbus norint aiškiai bendrauti įvairiomis aplinkybėmis. Štai keletas pagrindinių el. laiškų rašymo taisyklių, kurias verta žinoti:

• Aiški ir glausta temos eilutė. Pateikite aiškią ir glaustą temos eilutę, atspindinčią pagrindinę laiško temą. Tai padeda gavėjams iš pirmo žvilgsnio suprasti tikslą ir skubumą.
  ‍
• Pasveikinimas. Pradėkite laišką tinkamu pasisveikinimu. Naudokite „Gerb. [Vardas]“ formaliame ar verslo kontekste ir rinkitės įprastesnį pasisveikinimą, „Sveiki“ arba „Laba diena", jei ne tokia formali aplinka.
  ‍
• Profesionalus tonas. Išlaikykite profesionalų ir pagarbų toną visame laiške. Būkite atidūs savo kalbai ir venkite vartoti slengo ar pernelyg atsitiktinių posakių, nebent tai leidžia kontekstas.
  ‍
• Įvadas ir tikslas. Po pasisveikinimo, pereikite prie trumpos įžangos, nurodydami savo vardą ir laiško tikslą. Pirmose pastraipose aiškiai nurodykite rašymo priežastį.
  ‍
• Organizuota struktūra. Naudokite aiškią ir organizuotą laiško struktūrą. Suskirstykite į pastraipas, kuriose kiekviena skirta tam tikram klausimui. Sužymėti taškai arba sunumeruoti sąrašai gali palengvinti skaitymą.
  ‍
• Trumpas ir aktualus turinys. Rašykite glaustai ir sutelkite dėmesį į pagrindinę mintį. Venkite nereikalingų detalių ir pateikite tik svarbią informaciją. Ilgi, sunkiai skaitomi laiškai gali būti neperskaityti iki galo ar net ištrinti.
  ‍
• Gramatika ir rašyba. Prieš išsiunčiant laišką, patikrinkite ar nėra gramatikos ir rašybos klaidų. Gerai parašytas el. laiškas teigiamai atspindi jūsų profesionalumą.
  ‍
• Baigiamosios pastabos. Užbaikite laišką mandagiu baigiamuoju žodžiu. Įprastai tai yra: „Ačiū“, „Pagarbiai“ arba „Su šilčiausiais linkėjimais“. Pasirinkite tinkamą baigiamąjį sakinį, atsižvelgiant į jūsų santykių su gavėju.
• Parašas. Laiško pabaigoje, įtraukite profesionalų el. pašto parašą. Tai gali apimti jūsų vardą, pavardę, pareigas, įmonę ir kontaktinę informaciją.
  ‍

Laikantis šių rašymo taisyklių, galite pagerinti savo bendravimo kompetentingumą, profesionalumą ir efektyvumą įvairiuose profesiniuose ir asmeniniuose kontekstuose.

​Jei pamiršau įtraukti pasisveikinimą?

Nors iš esmės nėra jokio nusikaltimo siųsti elektroninius laiškus be pasveikinimo, tai gali turėti įtakos bendram pranešimo tonui ir profesionalumui, bei rezultatui kurio tikimasi. Pasisveikinimas yra įprasta verslo ir profesinio bendravimo praktika. Be to, tai yra mandagus ir pagarbus būdas pradėti siunčiamus laiškus, suteikiant skaitytojui teigiamą toną.

Kodėl reikėtų nepamiršti įtraukti pasisveikinimo:

• Formalumas. Profesinėje ir verslo aplinkoje pasisveikinimas paprastai laikomas formaliu ir mandagiu bendravimo inicijavimo būdu. Atsižvelgiant į kontekstą, jei jis praleidžiamas, gali būti suvokiama, kad laiškas atsitiktinis.
  ‍
• Santykiai su gavėju. Pasisveikinimo formalumo lygis gali skirtis, atsižvelgiant į jūsų santykius su gavėju. Formaliems ar naujiems santykiams patartina įtraukti pasisveikinimą. Labiau pažįstant gavėją, galite turėti daugiau lankstumo, tačiau vis tiek būtina išlaikyti profesionalumo lygį.
  ‍
• Kultūros normos. Kai kuriose kultūrose praleistas pasisveikinimas gali būti suvokiamas kaip nemandagus arba šiurkštus tonas. Labai svarbu suprasti gavėjo kultūros normas, ypač tarptautinio verslo komunikacijoje.
  ‍
• Aiškumas ir mandagumas. Pasveikinimas padeda tiesiogiai kreiptis į gavėją, todėl jūsų laiškas tampa aiškesnis. Tai taip pat prisideda prie bendro jūsų bendravimo kultūros.
  ‍

Nors neįtrauktas ar netyčia praleistas pasisveikinimas nėra joks nusikaltimas, paprastai yra gera praktika jį įtraukti, nebent kontekstas leidžia elgtis neoficialiai. Jei manote, kad dėl konkretaus stiliaus ar konteksto reikia praleisti pasisveikinimą, įsitikinkite, kad siunčiamo laiško tonas ir turinys atitinka jūsų bendravimo santykius ir tikslą.

Gavėjo dėmesys

Elektroninio pašto dėžutės kasdien yra perpildomos gaunamais ir siunčiamais laiškais. Įvairių šaltinių duomenimis, vidutiniškai žmogus per dieną išsiunčia ir gauna daugiau nei 100 verslo ir asmeninių el. laiškų. Tačiau ne visi tie laiškai yra skaitomi arba skaitomi nuo pradžios iki pabaigos.

Norėdami patraukti gavėjo dėmesį, turite parengti kryptingą pasveikinimo ir pradžios sakinį.

Elektroninio pašto pasaulyje priimtini keli pasisveikinimo stiliai. Kuris iš jų geriausiai tinka tam tikroje situacijoje, priklauso nuo tokių veiksnių kaip jūsų santykiai su gavėju, jūsų įmonės ar padalinio kultūra ir pranešimo turinys bei kontekstas. Be to, pasisveikinimas tik su vienu gavėju, paprastai skiriasi nuo pasisveikinimo su keliais gavėjais.

Nors gavėjo informacija rodoma laukelyje „Kam", daugumos profesionalių elektroninių laiškų atveju vis tiek turėtumėte parašyti asmeninį pasisveikinimą ir laiško tekste. Pasisveikinimas prideda šilumos.

Tęsiant jau pradėtą susirašinėjimą, pasisveikinti nėra būtina, tačiau rašant pirmą kartą - passiveikinkite.

Elektroniniai laiškai šiandien tampa vis svarbesniu komunikacijos įrankiu verslo ir asmeninėse sąveikose. Kai rašote elektroninį laišką, svarbu laikytis tam tikrų taisyklių, kad jūsų žinutė būtų aiški, profesionali ir gerai suprantama. Profesiniame pasaulyje yra daug taisyklių, kurių turime laikytis, pasisveikinimas - viena tokių.