Sekretorius dar gali būti vadinamas, kaip administracinis padėjėjas, administratorius. Nesvarbu ar turite daugiau ar mažiau patirties, norint gauti kvietimą į darbo pokalbį reikalingas puikus gyvenimo aprašymas, atskleidžiantis įgytą patirtį ir sugebėjimus. Kai jau turėsite tokį dokumentą, tuomet galėsite rinktis iš daugybės darbo pasiūlymų ir kandidatuoti į jums patinkantį.
Pasinaudokite mūsų pateiktais patarimais rašant CV ir gaukite darbą apie kurį svajojate. Štai mūsų sukurtas gyvenimo aprašymo pavyzdys, remiantis juo gyvenimo aprašymą užpildyti bus daug lengviau.
Populiari specialybė
Tai viena populiariausių specialybių, norinčių dirbti administracijos darbuotojais išties nemažai. Šios pozicijos atlyginimas vidutiniškai svyruoja nuo 650 iki 1400 Eur/mėn. Atlyginimas paprastai priklauso nuo darbo krūvio, patirties, įgūdžių ir pačios įmonės nuostatų.
Ir mažoms ir didelėms įmonėms reikalingas administracinis padėjėjas ar sekretorius. Tai tarsi įmonės veidas, sukuriantis pirmą įspūdį. Kadangi darbo pasiūlymų sekretorės pozicijai yra daug, didelis ir norinčių dirbti skaičius. Vadinasi, norint gauti svajonių poziciją, teks padirbėti ir paruošti nepriekaištingą gyvenimo aprašymą.
Sekretorius, padėjėjas reikalingas individualiose, privačiose, valstybės įmonėse. Kiekviena iš jų, turi savitus reikalavimui darbuotojui. Profesionalus gyvenimo aprašymas yra vienintelis būdas išsiskirti iš kitų kandidatų ir pelnyti kvietimą į darbo pokalbį.
Nuo ko pradėti?
Sekretorius, administracinis padėjėjas, administratorius, ar kaip bepavadintume, yra įmonės veidas, todėl turi pasižymėti profesionalumu. Sekretorės gyvenimo aprašymas turi tai atspindėti ir būti tikslus bei profesionalus. Įmonės administravimas gana atsakinga pozicija, reikalaujanti tam tikrų gebėjimų ir įgūdžių.
Pirmiausia, reikia pasirinkti tinkamą formatą. Kandidatuojant į administravimo pozicijas, paprastai tinkamiausias gyvenimo aprašymo formatas yra atvirkštinis chronologinis. Ką tai reiškia? Informacija apie darbo patirtį būti turi pateikta nuo naujausios iki seniausios. Toks formatas yra aiškus, informatyvus ir leidžia lengvai skaityti kandidato profesinę patirtį.
Beje, toks gyvenimo aprašymo formatas yra pažįstamas ir priimtinas daugeliui darbdavių ir personalo specialistų.
Atvirkštinis chronologinis formatas taip pat padės pabrėžti turimus įgūdžius ir patirtį. Tai suteiks jums pranašumą prieš kitus kandidatus. Net ir neturint konkrečios darbo patirties, rekomenduojama rinktis būtent šį formatą.
Jei toks formato pavadinimas nėra iki galo aiškus, siūlome pasižvalgyti po mūsų paruoštus gyvenimo aprašymų pavyzdžius, kurie leis geriau suprasti formatavimą ir iš duotų pavyzdžių susidėlioti norimą sekretoriaus, administratoriaus ar administracinio padėjėjo CV.
CV struktūra
Gyvenimo aprašymas turi būti tvarkingas ir profesionalus. Jame svarbu pateikti tik tą informacija, kuri yra artima pareigoms, į kurias kandidatuojama. Venkite perteklinės informacijos, kuri tik apsunkina CV skaitymą.
Kad būtų paprasčiau, leiskite išskirti pagrindinius CV skyrius:
Biuro darbuotojo gyvenimo aprašymas turėtų pabrėžti kandidato administracinius įgūdžius, bendravimo įgūdžius ir motyvuotą požiūrį į darbą. Šioje pozicijoje taip pat svarbu greitas tempas, gebėjimas atlikti keletą užduočių vienu metu ir efektyviai planuoti savo laiką.
Visus šiuos įgūdžius gali atsispindėti tinkama gyvenimo aprašymo struktūra ir formatavimas. Taip taip, pats gyvenimo aprašymas vos tik į jį pažvelgus gali atskleisti nemažai informacijos apie kandidatą.
Kontaktinė informacija
Rašydami šį skyrių pateikite tik būtinus kontaktus. Čia svarbiausia: vardas, pavardė, amžius, miestas. Jei turite profesionalų Linkedin profilį, galite pridėti ir jį, tačiau jis turi būti vertas dėmesio, jei turite, bet nenaudojate, verčiau neįtraukti. Štai geras ir blogas kontaktinės informacijos pavyzdys:
GerasVilnius
+3706xxxxxxx
sekretore@gmail.com
BlogasMoteris
175 cm, 60 kg
+3706xxxxxxx
Sekretorių g. 15, Vilnius, LT-89752
vilnius@gmail.com
Antras el. paštas: sekretore2022@one.lt
Nors matomas akivaizdus skirtumas tarp šių pavyzdžiu, jei kam nors kiltų klausimų, kodėl antrasis pavyzdys yra blogas, galime pakomentuoti.
Antrame pavyzdyje yra perteklinė informacija, kuri visiškai nebūtina, be to, pateikiamas neprofesionalus el. pašto adresas. Tai parodo kandidato negebėjimą atrinkti svarbios informacijos ir jos susisteminti. Darbdaviui iš karto sudaromas pirmas blogas įspūdis dėl kurio CV gali būti padėtas į šoną.
Trumpas savęs pristatymas
Tai vieta, kurioje turite save pristatyti taip, jog potencialiam darbdaviui būtų įdomi jūsų kandidatūra ir norėtų skaityti toliau. Pasistenkite save pristatyti vos 2–3 sakiniais. Tai ne motyvacinis laiškas, o tiesiog trumpas savęs pristatymas, kuriuo apibūdinate save ir dėl kokių savybių tinkate šiam darbui.
Pavyzdys, kaip trumpai save pristatyti sekretorės pareigoms:
Geras
Blogas
Santraukoje rekomenduojama panaudoti raktinius žodžius iš darbo skelbimo. Tai reiškia, kad į šią skiltį reikėtų surašyti gebėjimus ir pasiekimus, kurių tikisi darbdavys. Parodykite, kad esate tai ko ieško įmonė. Tai svarbi gyvenimo aprašymo skiltis, jos dėka, galite save parduoti potencialiam darbdaviui. Nepraraskite šios galimybės.
Stenkitės patraukti ir išlaikyti dėmesį nuo pat pirmojo sakinio.
Darbo patirties skyrius
Darbo patirties skyrius yra vieta, kurioje galite parodyti ankstesnę patirtį ir pasiektus rezultatus. Išvardykite visas pareigas, susijusias su biuro darbuotojo pareigomis, pradedant nuo naujausios patirties. Paminėkite konkrečias, jums priskirtas užduotis bei darbo pasiekimus, rodančius jūsų tinkamumą pozicijai.
Štai mūsų pavyzdys, kaip užpildyti šią skiltį:
Turite skambučių administravimo, svečių priėmimo, darbuotojų aprūpinimo kanceliarinėmis prekėmis ir panašių, sekretorės darbui reikalingų įgūdžių? Pademonstruokite tai. Darbo patirtis, tam puikiai tinkama vieta. Prie darbo aprašymo pateikite kuo daugiau svarbios darbui informacijos.
Nepersistenkite ir rašykite tik tai ką išties darėte, tačiau nesivelkite į smulkmenas. Paminėkite svarbiausius darbus ir pasiekimus. Nenaudokite nuvalkiotos frazės, jog „esu tinkamas šiam darbui“, verčiau įrodykite tai sukaupta patirtimi ir įgūdžiais.
Kandidatų tinkamumą vertina darbdavys arba personalo specialistas, o jūs tik pristatote save ir stengiatės sudominti CV skaitytoją.
Jei neturite analogiško darbo patirties, tačiau teko dirbti klientų aptarnavimo sferoje, išskirkite jūsų manymu labiausiai susijusias užduotis, kurias atlikote ir kurios būtų panašios į tas, kurias atlieka sekretorius ar padėjėjas.
Dauguma darbdavių kandidato tinkamumą vertina būtent pagal darbo patirties skiltį, todėl stenkitės, ją užpildyti nepriekaištingai. Mūsų šablonai padės viską užpildyti daug paprasčiau.
Aprašykite savo išsilavinimą
Dėl sekretorės išsilavinimo nėra vienos nuomonės. Taip, išsilavinimas šiai pozicijai yra svarbus, tačiau nėra griežtai apibrėžta koks turi būti išsilavinimo lygis. Kiekvienas darbdavys nori, kad organizacijos veidas būtų kuo labiau išsilavinęs ir kuo geriau reprezentuotų įmonę, todėl reikalavimus dėl išsilavinimo taip pat pateikia įmonės vadovas.
Kai kurios įmonės tikisi, kad kandidatai turės, bent jau aukštesnįjį išsilavinimą. Kiti vadovai į tai žiūri ne taip griežtai. Dažniausiai tai priklauso nuo įmonės vidinės kultūros.
Svarbu, kad išsilavinimas arba įgyta patirtis, būtų bent iš dalies susijusi su naujomis pareigomis.
Štai kaip gali būti aprašyta išsilavinimo skiltis:
Jei papildomai baigėte susijusius kursus ar mokymus, juos įtraukite prie papildomos informacijos. Neapkraukite išsilavinimo skilties sertifikatais.
Jei vis dar studijuojate, prie studijų baigimo įrašykite numatomą baigimo datą.
Įgūdžiai, reikalingi darbui administravimo srityje
Įgūdžių skiltis yra vieta kur galima parodyti, kad turite reikiamus įgūdžius ir techninius gebėjimus, leidžiančių efektyviai atlikti savo darbą. Vadovas, ieškantis biuro sekretorės, nori žmogaus, kuris pasižymi aukštais projektų valdymo įgūdžiais bei vienu metu atlieka keletą darbų.
Peržiūrėkite CV įgūdžius, kuriuos rekomenduojama įtraukti į CV:
Patirtis rodo, kad dauguma kandidatų įgūdžių skiltį užpildo savo nuožiūra, naudojasi šabloniniais įgūdžiais. Čia daroma klaida. Kodėl? Įgūdžiai turi atitikti tai, ko reikalauja darbo skelbimas! Atidžiai perskaitykite darbo pasiūlymą ir pagal jį užpildykite įgūdžių skiltį.
Galbūt neturite visų prašomų įgūdžių, tačiau tuos kuriuos turite, įtraukite į kuriamą CV, kad galėtumėte pademonstruoti tai potencialiam darbdaviui ar personalo specialistui. Atminkite, jog darbo skelbimas gali palengvinti CV rašymą, pildant CV, visą laiką turėtumėte lygiagrečiai išanalizuoti tai, ko darbo pasiūlyme reikalauja įmonė.
Papildoma informacija
Papildomos informacijos skiltys, leidžia į CV įtraukti tai, kas netiko kitur, tačiau jūsų manymu yra svarbu. Taip pat, dažnai tokia informacija papildo kandidato gyvenimo aprašymą ir suteikia jam daugiau spalvų.
Papildoma informacija naudinga ir tada, kai kandidatuoja daug kandidatų su panašia darbo patirtimi. Kodėl? Todėl, kad papildoma informacija gali išskirti iš kitų kandidatų. Tarkime gerai mokate užsienio kalbas, o konkurentai ne. Arba turite tam tikrus, su profesija susijusius pažymėjimus, kurių neturi kiti kandidatai.
Galbūt darbe reikalingas vairuotojo pažymėjimas, o jūsų vairavimo patirtis jau 5 metai. Visa tai gali būti naudinga ir papildyti CV, svarbu ją įtraukti į tinkamas skiltis.
Galima išskirti tokias papildomas skiltis kaip:
Jei manote, kad neturite kuo užpildyti visas minėtas skiltis, nebūtina įtraukti jų visų. Pasirinkite jums labiausiai tinkamas.
Pomėgiai
Ši skiltis tikrai nėra būtina, todėl ją įtraukite tik tuomet, kai pomėgiai gali papildyti asmenybę. Galbūt laisvu laiku rašote tekstus arba žaidžiate intelektinius žaidimus.
Tokia informacija galėtų parodyti, jog esate kūrybiška asmenybė, bei gebate greitai spausdinti kompiuterio klaviatūra. Sekretorės darbui tai svarbu. Tekstų rašymas gali būti naudingas ir šiame darbe, dažnai darbdaviai papildomai prašo administruoti socialinius tinklus, todėl tekstų rašymo patirtis tikrai praverstų.
Intelektiniai žaidimai rodo, kad esate smalsi asmenybė, nuolat besidominti naujais dalykais, gilinate jau turimas žinias, norite tobulėti.
Neįtraukite bendrinių pomėgių, tokių kaip filmai, sportas, muzika. Nors šie pomėgiai populiariausi tarp daugybės kandidatų, sekretorės pozicijai jie neprideda didelės vertės.
Kompiuterinės žinios
Administracinis darbas neįsivaizduojamas be kompiuterio. Kompiuteris ir telefonas yra pagrindiniai tokio darbo įrankiai. Vadinasi, geri darbo kompiuteriu įgūdžiai būtini.
Dažniausiai pakanka įprastų ir gerai žinomų MS Office programų, tačiau kartais reikalaujama ir kitų, specifinių programų įgūdžių. Jei jų neturite – reikės išmokti.
Įtraukite pagrindines kompiuterines programas, kuriomis gebate gerai naudotis ir taip papildykite savo CV. Beveik visada, darbdaviai prašo pademonstruoti turimus įgūdžius, todėl įtraukite tik tas programas, kurių prašo darbdavys ir kuriomis mokate dirbti. Jei įgūdžių vis dar stinga, visuomet galite tobulėti, naudojantis internetinėmis pamokomis.
Užsienio kalbų mokėjimas
Dauguma įmonių neapsiriboja tik savo šalies klientais ir partneriais. Plečiant klientų ratą, imama bendradarbiauti su verslo partneriais užsienyje. Vadinasi čia nebeužtenka tik gimtosios kalbos. Nors į sekretorės pareigas neįtraukiama naujų klientų paieška, tačiau dažnai tenka bendrauti su esamais klientais, kurie kalba įvairiomis kalbomis.
Dėl šios priežasties, darbdaviai nurodo, jog reikalingas užsienio kalbų mokėjimas. Dažnai prašoma, kad kandidatai mokėtų rašyti ir kalbėti. Kai nurodote kalbas, taip pat paminėkite kiekvienos kalbos mokėjimo lygį.
Paprastai, darbo skelbimuose nurodoma, kokių kalbų reikia darbe, dažniausiai nurodomos yra anglų ir rusų kalbos. Rečiau vokiečių, ispanų, prancūzų, norvegų.
Jei anksčiau kalbų mokėjimas buvo laikomas privalumu, šiandien tai vienas iš reikalavimų, todėl nurodykite visas kalbas, kuriomis galite susikalbėti. Jei manote, kad kalbos žinios nepakankamai geros, stenkitės jas gilinti. Darbe nepavyks visiškai išvengti situacijų, kai susiduriama su užsienio kalba. Tad užsienio kalbų mokėjimas, tikrai suteiks didelį pliusą lyginant su kitais kandidatais.
Kiti svarbūs dalykai, kuriuos turi įtraukti sekretorius ar administracinis padėjėjas
Gyvenimo aprašymas yra labai svarbus dokumentas, kandidatuojant dėl norimo darbo. Svarbu, kad jis būtų tvarkingas ir profesionalus. Jei nežinote nuo ko pradėti, visada galite naudoti mūsų pateiktus pavyzdžius, kurie suteiks daugiau žinių apie CV rašymą. Arba, pasinaudoti mūsų sukurtais šablonais. Vos per kelias minutes galėsite sukurti puikų gyvenimo aprašymą.
Jei nuspręsite viską daryti patys, tuomet užtruksite šiek tiek ilgiau. Jums pravers ir ši informacija:
Naudokitės minėtais patarimais ir CV rašymas taps lengvesnis. Sekretorės pozicijai svarbus tikslumas, tad kaip jau minėta, venkite rašybos klaidų. Užbaigus pildyti CV, duokite jį perskaityti artimam žmogui ar draugui, kad neliktų nepastebėtų rašybos klaidų. Rašybos klaidos atrodo labai neprofesionaliai, o jei jos prasideda jau nuo pirmųjų sakinių… Darbdavys greičiausiai tokiam CV nenorės skirti savo brangaus laiko.
Apibendrinimas
CV rašymas neturi kelti streso. Mūsų patarimai skirti tam, kad įgytumėte daugiau žinių apie gyvenimo aprašymo kūrimą ir būtumėte stipresni už kitus kandidatus. Čia įtraukite tik tą informaciją, kuri yra susijusi su siūlomomis pareigomis ir papildo gyvenimo aprašymą
Venkite ilgų sakinių, tekstų. CV turi būti aiškus ir lengvai skaitomas. Stenkitės, kad gyvenimo aprašymas tilptų į 1 lapą. 2 taip pat tinkama CV apimtis, tačiau neviršykite jos.
Stiprus gyvenimo aprašymas padės lengviau ir greičiau gauti kvietimą į pokalbį dėl sekretorės darbo. Tačiau tai dar ne viskas, darbo pokalbyje turite pasirodyti taip pat profesionaliai, kaip nurodėte save ir gyvenimo aprašyme. Tinkamai jam pasiruoškite, kad būtumėte priimti į svajonių darbą.
